Sistema de Gestão de Contratos - MGODOI® Consultoria Empresarial - Belo Horizonte


Implementação de Sistema de Gestão de Contratos com clientes e fornecedores:


Todo o negócio baseia-se na existência de um contrato entre as partes que fornece e a que adquire. É através do contrato que as partes estabelecem e fundamentam o enquadramento da relação do negócio a ser feito.

Sendo o contrato o fundamento de uma relação entre empresas, quantas fazem, conhecem ou acompanham devidamente seus contratos? Porque colocam tanto esforço na sua negociação e tão pouco na sua gestão? Sendo tão importantes para elas, porque é que estas não dispõem de mecanismos eficazes para o seu controle e acompanhamento? Os contratos são o melhor reflexo de qualquer negócio. Eles representam o reflexo do que a organização decidiu comprar e vender.

Existe um velho ditado que afirma “Se não conheces os teus contratos, não conheces o teu negócio”.

Todos sabemos que a execução de um contrato sem o prévio estabelecimento de seus mecanismos de controlo e acompanhamento, levará muitas vezes ao não cumprimento dos objetivos planejados, significando perdas de receitas e oportunidades, custos excessivos e desgastes entre as partes.

Então, porque é que a empresa muitas vezes ignora seus contratos?

A competência e o empenho com que os executivos escrevem, negociam, pactuam, executam e acompanham seus contratos, são um grande determinante do sucesso da empresa. Pode dizer-se que uma organização que não gere eficazmente os seus contratos apresenta “lapsos de memória”. Estes “lapsos” podem representar a existência de falhas em vários níveis a empresa. Muitas vezes acontece também que o executivo que originalmente preparou e negociou o contrato já não se encontra mais na empresa ou função.

Mas, como é que os contratos podem ser geridos?

A metodologia desenvolvida pela MGODOI ® para implementação de Sistemas de Gestão de Contratos com clientes e fornecedores, desenvolve e implementa em primeiro lugar um sistema padronizado e organizado que gera informações durante a execução do contrato, essas informações subsidiam o processo de tomada de decisão, tornando assim mais flexível e de fácil armazenagem e acesso dos dados. Permitindo uma gestão completa das etapas dos eventos contratuais gerando segurança e mitigando os riscos. Normalmente, os contratos são mal geridos pela falta de um Sistema de Informação de Gestão de Contratos.

Em segundo, podemos trabalhar a competência e empenho dos executivos, agindo de forma a proporcionar o conhecimento e desenvolvimento dos mesmos.

Mas, como implementar um Sistema de Gestão de Contratos?

Desta forma, a empresa deve contar com a MGODOI ® e implementar mais as seguintes estratégias:

•    Estar sempre vocacionada para a sua realização e capacidade para, desde o momento prévio à elaboração do caderno de encargos, até à execução de auditorias de performance ou de conclusão, dar suporte e controlar a execução dos trabalhos;

•    Implementação de um Sistema de Informação de Gestão de Contratos; e

•    Definição e implementação de perfis de risco para cada contrato.

A nossa experiência mostra que não é preciso que uma empresa tenha muitos contratos para que a implementação de um Sistemas de Gestão de Contratos possa proporcionar em muito o retorno do investimento. Muitos vezes, na gestão otimizada de um único contrato, conseguem-se o retorno sobre os valores investidos em uma implementação de um Sistema de Gestão de Contratos.

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